Manfaat dan Tantangan Konsolidasi Data Center

Mengingat tuntutan bisnis yang terus meningkat untuk layanan TI, ruang fisik menjadi prioritas utama di banyak fasilitas pusat data. Di sisi lain, sejumlah organisasi mencari untuk mengkonsolidasikan pusat data mereka untuk menghemat uang, merampingkan operasi dan meningkatkan efisiensi energi.

Ada sejumlah driver untuk proyek-proyek konsolidasi. Dalam beberapa kasus, organisasi tumbuh melalui merger dan akuisisi, mewarisi beberapa pusat data yang mereplikasi layanan. Selain itu, banyak organisasi telah secara efektif mengurangi jejak IT mereka melalui virtualisasi dan adopsi solusi infrastruktur hyper-converged. Teknologi ini memungkinkan untuk menghilangkan peralatan yang tidak digunakan dan mengganti apa yang tersisa dengan faktor bentuk yang lebih kecil.

Rasionalisasi layanan ini juga dapat memfasilitasi konsolidasi. Ini telah menjadi prioritas dalam pemerintah federal melalui Inisiatif Konsolidasi Pusat Data Federal. Lembaga federal telah bekerja untuk mengurangi biaya operasi data mereka dengan menghilangkan limbah dan menerapkan model layanan bersama.

Upaya serupa sedang dilakukan di tingkat negara bagian. Menurut National Association of Chief Information Officer Negara (NASCIO), 42 persen negara telah menyelesaikan proyek konsolidasi data pada tahun 2016, naik dari hanya 14 persen pada tahun 2007. Selain itu, 47 persen negara saat ini bekerja pada proyek-proyek konsolidasi, dan 11 persen berada di tahap perencanaan.

Data itu berasal dari laporan yang baru dirilis, "Pusat Data Negara Menyusut: Sebuah Panduan untuk Konsolidasi Pusat Data Perusahaan." Laporan ini mencatat bahwa konsolidasi memungkinkan sentralisasi infrastruktur data, yang merampingkan pemeliharaan dan memperkuat keamanan. Konsolidasi juga menawarkan peluang untuk memperkenalkan standar, mengintegrasikan sistem dan aplikasi dengan lebih baik, meningkatkan dukungan untuk sistem warisan dan meningkatkan kesinambungan bisnis.

Tentu saja ada tantangan. Ketahanan terhadap perubahan selalu merupakan rintangan besar – yang hanya mengintensifkan ketika masalah teknis muncul atau konsolidasi tidak memenuhi kebutuhan bisnis. Dalam beberapa kasus, biaya lebih tinggi dari yang diantisipasi dan persyaratan kepatuhan peraturan tidak terpenuhi.

Untuk membantu meminimalkan risiko, pedoman NASCIO merekomendasikan 9 langkah yang harus diambil organisasi dalam inisiatif konsolidasi:

• Melakukan analisis kebutuhan. TI harus bertemu dengan pemangku kepentingan bisnis untuk membahas persyaratan mereka saat ini serta mengantisipasi pertumbuhan.

• Tetap terlibat dengan pemangku kepentingan di seluruh proyek. Membuat para pemangku kepentingan merasa bahwa mereka adalah bagian dari proses membantu meminimalkan penolakan terhadap perubahan.

• Rencanakan dengan hati-hati tetapi tetap fleksibel. Rencana proyek harus mengidentifikasi semua dampak dan memberikan fleksibilitas yang cukup untuk mengakomodasi masalah yang tak terduga.

• Mendokumentasikan aset yang ada. Dokumentasi menyeluruh membantu mengidentifikasi sumber daya yang kurang dimanfaatkan atau tidak dibutuhkan, peluang untuk digunakan kembali, dan kesenjangan sumber daya apa pun.

• Melakukan analisis biaya. Dengan memahami biaya saat ini, organisasi dapat menghitung tabungan yang diberikan melalui konsolidasi dengan lebih baik.

• Menerapkan standar sedapat mungkin. Standar seperti ITMS dan ITIL membantu meningkatkan efisiensi dan keamanan dan mengurangi biaya lebih lanjut.

• Harapkan yang terbaik tetapi bersiap untuk yang terburuk. Menjaga komunikasi konstan dengan para pemangku kepentingan untuk mengelola harapan.

• Dapatkan buy-in. Jika semua pemangku kepentingan ada di kapal untuk proyek, itu lebih mungkin memberikan manfaat jangka panjang.

• Laporkan keberhasilan. Tunjukkan kepada organisasi berapa banyak uang yang telah disimpan, serta efisiensi dan keamanan yang lebih besar yang diperoleh.

Sementara lembaga sektor publik memimpin biaya untuk konsolidasi pusat data, organisasi di seluruh sektor industri dapat mengambil manfaat dari rasionalisasi dan pembenahan operasi mereka.